*現在、御社にこのような悩みはありませんか？
「顧客名簿はあるけれど、すべて紙でデータがない…」
「テキストデータがあれば、資料作りがスムーズなのに…」
「過去に作成したマニュアルを更新したいけれど、肝心なテキストデータがないので手打ちするしかない…」
過去に作成した資料やマニュアルの中には、「ワード、エクセルなどのテキストデータが残っていない」というものも多いのではないでしょうか。
そうした場合、紙資料をもとにテキスト入力したり、専用ソフトを使ってデータ化したりする必要がありますが、本業と並行して進めるのは簡単ではありません。
こうしたお客様にオススメなのが、プロによるテキスト入力サービスです。
ここでは、そのメリットについてご紹介いたします。
◆テキスト入力によるデータ化のメリット◆
＜その1 資料の更新に余計な手間がかからない＞
例えば、紙の名簿などを更新する場合、元となるデータがあれば、必要な箇所を修正するだけ！
いちから名簿を作成する必要がないので、余計な手間は一切かかりません。
また、住所録などをデータ化する際には、Microsoft社のエクセルがオススメです。
エクセルであれば、氏名を「五十音順」で並べ替えたり、「都道府県」や「キーワード」で情報を抽出したりすることも、簡単な操作で瞬時に行うことができます。
名刺をデータ化すると、メール配信が円滑になる
＜その2 資料作りが迅速に行える＞
紙に記載された文章をもとに資料を作る際は、あらかじめすべてデータ化しておくとスムーズです。もちろん、必要な箇所だけデータ化するのもいいですが、後々「やっぱり、ここも必要だった…」と、改めてデータ化することが多々あるからです。
特に、営業資料やプレゼン資料で使いまわしができる内容は、すべてデータ化して社内で共有しておくと便利！将来のことも考えて、必要となる文献・書籍などはまとめてデータ化しておくことをオススメします。
＜その3 社内での情報共有がスムーズになる＞
社員全員が読む社内マニュアル、頻繁に使う取引先のリストなどを社内で共有する際、紙資料だけでは不十分です。
特に、こうした資料をスタッフ1名1名に配布する場合、人数が増える度に印刷することにもなりかねません。その点、データ化しておけば、そのデータをメールで送信するだけで、手軽に情報を共有することができます。パソコンなどでいつでも閲覧できるデータがあれば、「これ、確かマニュアルに書いてあった気が…」
「今日中に、あの取引先に契約書を送らないと…」といった場合もすぐに必要な情報を入手することが可能です。
また、社内の共有フォルダなどに入れて、従業員に周知しておけば、情報の更新、最新情報の共有もスムーズです。
「マニュアルを更新したので、各自見ておくように！」と朝礼などで言っておくだけで、
資料を配布することなく情報共有を図ることができます。
◆文字のデータ化はプロにおまかせ◆
「社内でデータ化を進めているけれど、どうしても誤変換や入力ミスが多い…」
などとお悩みの方はいらっしゃいませんか？
“原本の文章をそのままデータ化するだけ”といっても、本業の合間に行う作業にはミスが発生しがちです。
「できる限り、原本に忠実なテキストデータがほしい」という方は、弊社のテキスト入力サービスをご利用ください。
目視チェックとシステムチェックの二重チェックにより、99.9％の入力精度を誇る弊社のサービスは、90％以上のお客様にご満足いただいております。
弊社の個人情報に対するセキュリティ体制は万全です。多くの企業様から個人情報をお預かりする企業としてISO 27001:2013を取得しているほか、社員全員が個人情報保護士の資格を取得しておりますので、重要なデータ入力・集計も安心してお任せください。
以下の連絡先までお問合せ下さい。
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