現在、ベトナムでの資料の電子データ化の市場は発展しつつあり、今後にベトナムの経済の発展に貢献する期待されている。知っている通りに、機関及び企業がだんだん設立したり発展したりするとともに、テキスト・文書及び毎年発生するプロフィールの量も多くなるものだ。
組織の保管倉庫で保管されている全てのプロフィールの量は、システムにより仕分けとほとんど調整されていない状態です。その中に長い期間でのプロフィールは時間の経過とともに損傷、劣化されて、検索及び情報の引き抜くことに影響する。
又、情報を検索できる為に、ある機関、組織がテキスト、プロフィール、文書の電子データ化を行い、そのデータをコンピュータに保存した。しかし、原票をコピーして、コンピュータのフォルダに保存すること事は検索、情報の引き抜きが困難で手間かかる。正確で早速に検索するように書類保管者がテキストの主な情報（発行日付、発行機関、コード、記号など）を全部覚えられないためである。
上記の問題が解決出来る目的としてＢＰＯ．ＭＰ社は書類の電子データ化の対策を提供させていただきます。その中に、保管のソフトウエアシステム及び情報の引き抜きは重要な役割を果たすものだ。
資料の電子データ化の各業務:
+ 身分証明書、免許書の電子データ化
+ 領収書の電子データ化
+ 勤務時間表の電子データ化
+ 給料表の電子データ化
+ 契約書（経営、労働）の電子データ化
+ 法律に基づく文書の電子データ化
+ テキストの電子データ化
+ 履歴書、証明書の電子データ化
+ 税金プロフィールの電子データ化
+ 経営登録書の電子データ化
+ 税関申告書の電子デジタル化
+ 保険書の電子データ化
+ 画像の文書の電子データ化
+ 音声録音の文書の電子データ化
+ 他の文書の電子データ化
ＢＰＯ．ＭＰ社の資料の電子データ化のサービスを選択するべくことはなぜ？
この対策は、文書、プロフィールを科学的に保管し、機関、組織に保管場所を節約することに役に立つ。文書、プロフィールはバーコードを貼られて、認識及びハード書類の形からシステムに保存するソフト文書へ変換される。キーワードでプローフィル・文書を検索することで、ユーザがどこの文書にあるか正確な内容を覚えなくても、どんな内容でも簡単に検索できる。ソフトウェアは保存されたプロフィール・文書の全文ファイルの中に内容を自動的に検索できる。一方、ユーザが全ての文書を再入力しなくても、選択とコピーで書類の内容を取得できるため、時間と労力を節約できるものだ。
そのため、実際に書類のデータ化を適用することは合理的な対策である。書類データ化で、早速で最も簡単に検索、共有、保管、情報の引き抜きすることができる。
ハードウェアのテクノロジ:
- 高度なスキャナーシステム
- コンピュータシステムは強力な設定データを処理し、自動的にバックアップし、データの損失や損失を防ぐ。
ソフトウェアのテクノロジ
- 書類が先端技術で電子データ化され、運用に投入され、品質が保証され、顧客とプロジェクトの要求に応じてカスタマイズすることができる。
- ソフトウエアにより、保管される倉庫にデータを自動的に統合でき、保存されたデータを統計・分析し、全ての書類の検索システムにデータを自動的にダンプすることができる。検索する方法はキーワードでとか代表の記号でとか情報フィールドで検索などである。
- 書類の検索、全ての資料の検索サポート用データを索引付きファイルを作成する。検索方法はキーワードでとか代表の記号でとか情報のフィールドで検索などである。
- ソフトウェアシステムがJPEG, PCX, PNG, PDF, BMP, TIFFなどの画像ファイルから内容を読み取れ、認識できる。それにより、ユーザが全ての書類を早速で正確に検索できる。
- 2層のpdfファイルへ引き抜き：画像のpdfファイルを2層のpdfファイルに変換することで、ユーザに全ての書類の検索をサポートし、原票の内容をコピーと取得できるものだ。
情報安全:
- 運用部分は情報安全の基準を適用し、すべての従業員を「ISO:IEC 27001:2013」情報安全についてしっかり訓練され、情報セキュリティの約束書を署名する。そのため、顧客が電子データ化・保管された書類の情報は絶対に機密になるという安心できるものだ。
- 書類の保存ファイルが安全な暗号化されて、書類の情報を取得するためのシステムへの不正アクセスを回避する。
人手:
会社の従業員は発生する状況に柔軟的に解決でき、高度なプロセス、テクノロジの獲得に鋭いプロジェックトの管理者チームと豊富な経験あり、よく訓練される。そのため、早速に書類データ化のプロセスを確保できて、検索時間の節約及び精度も高くなるものだ。
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