Như các bạn đã biết, công việc nhập liệu tuy không đòi hỏi quá trình đào tạo phức tạp nhưng việc phải nhập liệu với lượng dữ liệu lớn mỗi ngày và đảm bảo hoàn thành kịp deadline là yếu tố cực kỳ quan trọng và cũng là một thách thức cho các nhà quản lý cũng như nhập liệu viên.
Sau đây, BPO.MP xin đưa ra 5 yếu tố giúp các nhà quản lý cũng như bản thân các nhập liệu viên có thêm những phương pháp tốt hơn trong việc quản lý thời gian nhập liệu 1 cách hiệu quả nhất.
Tăng tốc độ gõ dần mỗi khi đánh máy
Không thể phủ nhận tầm quan trọng của kỹ năng đánh máy nhanh, vì một trong những cách giúp giải quyết deadline sớm là tăng tốc độ gõ giúp khối lượng cần nhập được hoàn thành sớm, từ đó đảm bảo bạn có đủ thời gian để kịp kiểm tra lại độ chính xác của dữ liệu. BPO.MP luôn có các đợt training kỹ năng gõ 10 ngón ngay từ ban đầu cho các nhập liệu viên kèm theo đó là các đợt sát hạch định kỳ giúp cải thiện kỹ năng đánh máy hỗ trợ việc nhập liệu với tốc độ nhanh hơn.
Sử dụng phím nóng thay vì dùng chuột
Cứ mỗi khi dùng chuột bạn lại bị mất đi vài giây và cứ thế tính lên thành từng phút rồi từng giờ. Trong nhập liệu, vài giây cũng là con số rất quý giá nên bạn có thể tiết kiệm tất cả thời gian đó chỉ bằng việc chuyển qua dùng phím nóng (shortcuts). Hầu như mỗi phần mềm nhập liệu đều có một chuỗi phím tắt riêng. Hãy học, tận dụng, liệt kê và nhớ thuộc lòng các phím nóng thường xuyên được sử dụng sao cho bạn càng ít rời tay khỏi bàn phím, từ đó giúp tốc độ nhập liệu của bạn càng nhanh hơn và tiết kiệm thời gian.
Tổ chức sắp xếp File trên máy tính của bạn
Khối lượng dữ liệu trong nhập liệu khá cồng kềnh và tốn thời gian. Do đó, tổ chức và sắp xếp các file một cách hợp lý chính là chìa khóa cho việc hoàn thành công việc đúng thời hạn. Bạn sẽ hoàn toàn không phải cuống lên để tìm những file bị thiếu đúng không nào? Nên hãy tạo một folder riêng biệt và gắn nhãn cho từng file dữ liệu riêng cùng với lưu trữ tất cả những nguồn thông tin liên quan cho việc nhập liệu mỗi file đó, điều này sẽ giúp bạn dễ tìm kiếm và cập nhật dữ liệu mới sau này. Bằng cách này bạn có thể tiết kiệm thời gian hơn trong việc tìm kiếm dữ liệu mỗi lần nhập.
Đặt giờ làm việc
Nhập liệu là một công việc mang tính chất linh hoạt nên bạn vẫn có thể làm công việc này ở nhà miễn là đảm bảo việc hoàn thành đúng tiến độ deadline.Tuy nhiên, tính chất tự do của công việc có thể khiến bạn trì hoãn, làm việc không tuân thủ lịch cố định khiến tiến độ nhập liệu bị trì trệ và kéo dài thời gian hoàn thành. Do đó tốt nhất bạn nên thiết đặt lịch làm việc như đang ở công ty, không tạo cảm giác là đang làm việc tại nhà, hoặc bạn cũng có thể sắp lịch theo khung thời gian ưa thích nhưng đảm bảo cố định và đủ thời lượng hoàn thành yêu cầu công việc. Bằng cách này, nó sẽ không gây trì hoãn kéo dài thời gian nhập liệu.
Ưu tiên nhiệm vụ
Công việc nhập liệu luôn bao gồm nhiều dự án nhập liệu từ mức độ đơn giản đến phức tạp dẫn đến kỳ hạn hoàn thành của từng dự án đều khác nhau. Do đó, rất cần thiết để tạo danh sách việc cần làm theo thứ tự ưu tiên, đảm bảo tuần tự từng dự án trên cơ sở mức độ ưu tiên và cấp bách của nó. Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ cao nhất đến thấp nhất tùy theo mức độ phức tạp và kỳ deadline của dự án nhập liệu. Từ đó cho phép bạn quản lý thời gian dự án một cách hoàn hảo nhất.
MPBPO.COM.VN
Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, thành thạo kĩ năng chuyên môn và tràn đầy kinh nghiệm, Công ty TNHH BPO.MP tự hào là công ty nhập liệu uy tín phấn đấu trở thành công ty nhập liệu tốt nhất cung cấp các dịch vụ nhập dữ liệu thuê online chất lượng hàng đầu với giá cả cạnh tranh, thỏa mãn mọi nhu cầu của khách hàng.
Dịch vụ thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO) hay dịch vụ thuê ngoài BPO là thực sự cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp.
Các dịch vụ công ty BPO.MP cung cấp:
– Số hóa tài liệu
– Nhập liệu và xử lý dữ liệu
– Đào tạo cho AI – Trí tuệ nhân tạo
– Gán nhãn dữ liệu
– Gia công và xử lý ảnh DTP
– Gia công tài chính – kế toán
– Viết Content
– Biên – Phiên dịch
– Giới thiệu nhân sự
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ qua Hotline: +84 931 939 453 hoặc gửi email về địa chỉ: info@mpbpo.com.vn